Whitepaper – Descrição dos serviços Trackmob

https://docs.google.com/document/d/1CkJCx5JARG67SWvY3r5LJa-GzsvQuDzlvLZHUQ8pcak/edit#
22/04/2022

Descrição dos serviços

Sumário

Descrição dos serviços 1

Sumário 2

Visão geral 4

Guará CRM 5

Apresentação do produto 5

Gestão de acessos e permissões 5

Gestão de parceiros 6

Campanhas de aquisição e relacionamento 6

Agrupamento de campanhas em canais e grupos 6

Vínculo com régua de relacionamento 7

Vínculo de campanha com parceiro 8

Automação de comunicações (réguas de relacionamento) 8

Pendências 8

Mensagens automáticas 10

Réguas de boleto 10

Configuração de uma régua de relacionamento 10

Configuração de e-mail e SMS em uma régua de relacionamento 11

Gestão de cadastros 12

Informações nos cadastros de doadores e leads 12

Históricos no cadastro de doadores e leads (logs) 13

Cadastro de interações manuais 13

Importação de cadastros via CSV 13

Segmentação da base (busca e seleção de cadastros) 14

Ações em massa 15

Campanha avulsa de boletos 16

Relatórios 16

Relatório detalhado 16

Relatório consolidado 16

Relatório de comissões 17

Relatórios customizados 17

Relatório de RFM 17

Relatório de Extrato 18

Automações 18

Níveis de doação 19

Regras de inativação 19

Reajuste anual 19

Financeiro 19

Cobrança de Doações e sua Recorrência 20

PSP Trackmob 20

Gateway de pagamentos 20

Gestão financeira 21

Agrupamento de cobrança para boletos PSP Trackmob 21

Conciliação bancária 21

Recobrança de boletos 22

Geração de boletos avulsos 22

Módulo de beneficiários (apadrinhamento) 22

DataTrack 24

Principais indicadores 24

Doações no mês 24

Doações históricas 25

Doadores novos e inativados 25

Indicadores estratégicos 26

Painel de Capacitação 26

Plataforma de doação 27

Gestão de usuários 27

Configuração da Organização 27

Dados básicos 27

Configurações do CRM 28

Termos e política 28

Criação de páginas de doação 28

Página de passo único 29

Página padrão/múltiplos passos 31

Configuração das páginas de doação 33

Dados básicos da campanha 33

Códigos Javascript 33

Configuração de exportação ao CRM (integração nativa com o Guará CRM) 34

Valores de doação pré-definidos (dollar handle) 34

Configuração de meios de pagamento 35

Configuração das opções de doação 35

Configuração de compartilhamento 36

Meta Tags 36

Opções de compartilhamento 36

Configuração de formulário 37

Campos padrão de formulário 38

Campos customizados de formulário 38

Menu de Fichas 39

Dashboard 39

Integrações 40

Visão geral

Este documento tem como objetivo descrever e apresentar os serviços prestados pela Trackmob relacionados na “Solicitação de Orçamento para Licença de Software – Plataforma de banco de dados” de 15 de abril de 2021 . Para isso, foi realizado um detalhamento das funcionalidades dos produtos Guará CRM e Plataforma de Doação, bem como de sua implantação, utilização e gestão. A Trackmob dispõe de diversas outras soluções, complementares a estas, não detalhados neste documento, as quais podem ser apresentadas oportunamente.

Guará CRM

Apresentação do produto

O Guará CRM é o produto da Trackmob destinado à gestão de doadores e de doações de uma OSC. Seu principal objetivo é centralizar informações sobre os doadores, suas doações e seus pagamentos em um único ambiente. Com isso, o Guará CRM realiza a automação de processos essenciais para a captação de recursos da Organização, como a geração de cobranças e o recebimento de doações, o planejamento e disparo de réguas de relacionamento para os doadores e a geração de relatórios com as informações cadastradas no sistema.

  1. Gestão de acessos e permissões

Para acessar o Guará CRM e realizar as operações, é necessário cadastrar usuários. Cada usuário tem uma chave de acesso com login e senha e é classificado em um tipo de usuário. O cadastro de diferentes usuários permite que a Organização mantenha o controle dos acessos e ações realizadas por cada um deles no sistema. Os tipos de usuário limitam o acesso  às funcionalidades, delimitando as atribuições de cada um e evitando eventuais alterações equivocadas.

Os tipos de usuário no Guará CRM são:

  1. Superusuário – Acesso completo ao sistema;
  2. Gestor – Acesso completo ao sistema, exceto configurações avançadas da organização;
  3. Parceiro – Acesso restrito a determinada(s) campanha(s), podendo acessar apenas o menu de cadastros, campanhas e relatórios;
  4. Operador – Acesso restrito ao menu de cadastros, não permitindo a alteração de nenhuma informação;
  5. Tablet – Acesso destinado a usuários mobile do aplicativo F2F;
  6. Relatórios – Acesso somente ao menu de relatórios, podendo exportá-los para um arquivo .CSV.
  1. Gestão de parceiros

Além de criar usuários da organização para utilização da ferramenta, o Guará CRM permite a adição de empresas e usuários Parceiros. Ao inserir um Parceiro, deve-se informar um nome (Razão Social) e CNPJ e, então, será possível criar usuários vinculados a essa empresa. A criação de acessos do tipo parceiros permite às empresas parceiras da organização, como agências de captação, marketing ou telemarketing, possuir um acesso ao sistema limitado apenas à campanha a qual eles são responsáveis/participam ativamente. Desta forma, garante-se a segurança dos dados da organização e delimita-se as atribuições dos parceiros dentro do sistema.

  1. Campanhas de aquisição e relacionamento

A criação de campanhas de aquisição e relacionamento no Guará CRM é o primeiro passo para a  configuração e utilização do sistema. A criação de campanhas tem como finalidade a segmentação dos cadastros e o disparo automático de comunicações para cada segmentação.

  1. Agrupamento de campanhas em canais e grupos 

Para criar as campanhas, utiliza-se o primeiro menu do sistema, intitulado Canais e Campanhas. Neste, são criadas as campanhas, dentro de outros dois níveis de segmentação: os Canais e os Grupos.

A imagem abaixo ilustra o funcionamento dessa segmentação:

Desta forma, Canais é o nível mais abrangente/geral da segmentação. Dentro dos canais, inserimos os Grupos, nível intermediário e mais específico da segmentação. Por fim, dentro dos grupos, inserem-se as campanhas, que receberão os cadastros de doadores e/ou leads para disparar as comunicações planejadas para seu grupo específico.

  1. Vínculo com régua de relacionamento 

Após criar as campanhas dentro dos canais e grupos, pode-se vincular a elas uma régua de relacionamento (detalhes sobre a configuração de réguas de relacionamento estão no tópico 3.1 deste documento). Isso faz com que os cadastros realizados em uma campanha recebam as mensagens programadas na régua de relacionamento que foi vinculada com esta campanha a partir do momento em que forem cadastrados na segmentação.

O objetivo de realizar esse vínculo é automatizar o disparo de mensagens para cada grupo de doadores/leads segmentado nas campanhas de aquisição e relacionamento cadastradas no sistema.

  1. Vínculo de campanha com parceiro

Cada campanha no Guará CRM pode ser atribuída a um Parceiro (confira o tópico sobre parceiros na página 4 deste documento). Desta forma, os usuários vinculados a este parceiro poderão visualizar e editar as informações das campanhas que estiverem com sua empresa selecionada.

  1. Automação de comunicações (réguas de relacionamento)

Um dos fundamentos do Guará CRM é automatizar a comunicação com os doadores ou leads em diferentes momentos de sua jornada. Para isso, utilizam-se as réguas de relacionamento.

As réguas de relacionamento são sequências de mensagens programadas de forma linear e progressiva para serem disparadas a partir de um determinado gatilho. Esses gatilhos são:

  1. O cadastro do doador/lead em uma campanha que possua uma régua vinculada. Há três formas de cadastrar um doador ou um lead em uma campanha:
    1. Integração com Plataforma de doação (confira o tópico 13.3.3 deste documento sobre exportação de cadastros ao CRM)
    2. Integração com F2F 
    3. Inserção de cadastros através do módulo de segmentação de doadores (detalhado no tópico 4.4 deste documento);
  2. Gatilhos de automação de mensagens automáticas (detalhados no tópico 3.2 deste documento)
  3. Gatilhos de automação de detecção de pendências (detalhados no tópico a seguir):
  1. Pendências

As pendências são ocorrências no cadastro de doadores detectadas automaticamente pelo sistema. Uma pendência indica que alguma ação é necessária com um doador. A criação de pendências facilita a identificação desses doadores que precisam de atenção, e gera gatilhos que servem para automatizar o envio de doadores com essas ocorrências para uma campanha de pendência. Desta forma, os doadores recebem automaticamente uma comunicação sobre o ocorrido, bem como uma orientação para solucioná-lo.

As pendências podem estar abertas ou fechadas. Quando uma pendência é aberta pelo sistema ou por um usuário, ela adiciona uma barra vermelha ao cadastro do doador, destacando a ação necessária. No menu de pendências, pode-se verificar todos os doadores com pendências abertas. Ao solucionar a pendência, deve-se marcá-la como fechada, e então será possível visualizar quantas pendências já foram solucionadas e quantas ainda estão em aberto.

As pendências do Guará CRM são:

Falha de pagamento leve – pendência adicionada ao doador que tiver uma falha de pagamento leve. Esse tipo de falha ocorre quando os dados de pagamento estão corretos e a tentativa de cobrança foi processada, mas não teve sucesso por algum bloqueio temporário (como limite de crédito indisponível ou cartão bloqueado);

Falha de pagamento grave – pendência adicionada ao doador que tiver uma falha de pagamento grave. Esse tipo de falha ocorre quando a tentativa de cobrança não foi processada. Isso pode ocorrer quando há algum erro no preenchimento dos dados de pagamento, ou quando o cartão está restrito pelo banco;

Endereço inválido – ocorre quando a informação de endereço do doador está incompleta ou com erros de formatação;

Telefone inválido – ocorre quando a informação do telefone do doador está incorreta. O sistema adiciona essa pendência a doadores que tiverem falha no recebimento de um SMS.

E-mail inválido – ocorre quando a informação do e-mail do doador está incorreta. O sistema adiciona essa pendência a doadores que tiverem falha no recebimento de um e-mail.

Cancelamento – pendência adicionada ao cadastro de um doador que teve o status de uma doação alterado para ‘Cancelamento’. Essa pendência tem como objetivo segmentar os doadores que solicitaram cancelamento, o que permite automatizar uma comunicação de retenção;

Cancelado – pendência adicionada ao cadastro de um doador que teve o status de uma doação alterado para ‘Cancelada’. Diferente da pendência de cancelamento, essa pendência é utilizada para identificar os doadores que efetivamente optaram por interromper sua doação (quando a tentativa de retenção não tem sucesso ou não precisa ser realizada);

Downgrade – pendência adicionada ao cadastro de um doador que teve o valor de uma doação reduzido;

Boas vindas: Kit – esta pendência pode ser configurada para ser registrada automaticamente em todos os novos doadores do sistema. Seu objetivo é segmentar os doadores que entraram e devem receber um kit de boas vindas. Quando o kit for enviado, a pendência deve ser marcada como resolvida.

Boas vindas: Call – da mesma forma que a anterior, esta pendência pode ser configurada para ser registrada automaticamente em todos os novos doadores do sistema. Seu objetivo é segmentar os doadores que entraram e devem receber uma ligação de boas vindas. Quando a ligação for realizada, a pendência deve ser marcada como resolvida.

Primeira doação – pendência adicionada em todos os doadores que tiverem realizado sua primeira doação;

Vencimento de cartão – pendência adicionada a um doador que está com o cartão de crédito próximo à data de vencimento. Ao configurar essa pendência, deve-se informar em quantos dias antes do vencimento do cartão os doadores a pendência deve ser adicionada. Com isso, é possível automatizar uma comunicação prévia aos doadores que terão o cartão expirado em breve, solicitando a alteração do dado de pagamento e evitando a falha de pagamento que o vencimento acarretaria.

Inativação – pendência adicionada a um doador que teve uma doação inativada pelo sistema por falta de pagamento. Confira o tópico 6.3 deste documento para saber mais sobre regras de inativação).

  1. Mensagens automáticas

Além do vínculo de réguas de relacionamento com campanhas de aquisição e relacionamento e da detecção de pendências, detalhada no tópico anterior, há alguns gatilhos que disparam réguas de relacionamento sem o intermédio de uma campanha. Essas réguas devem ser selecionadas no menu ‘Configurações – Mensagens Automáticas’. Os gatilhos são:

  1. Régua de aniversário – régua disparada no aniversário dos doadores/leads;
  2. Régua de validação do cartão – régua disparada quando o gateway de pagamento realiza uma validação do cartão de um doador através de uma pequena cobrança que, em seguida, é estornada;
  1. Réguas de boleto

Os últimos 3 gatilhos para disparo automático de réguas de relacionamento são referentes ao envio de boletos aos doadores. As réguas de boleto são:

  1. Régua de aviso de vencimento de boletos – régua responsável pelo disparo de boletos recorrentes. Configura-se um número ‘X’ dias antes do vencimento para que a régua contendo o boleto seja disparada ao doador. Desta forma, cada doador receberá seu boleto com a mesma antecedência, independente da data de vencimento;
  2. Régua de Instant Payment de boleto – régua responsável pelo disparo de boletos Instant Payment. Esses boletos podem ser criados em doações realizadas na Plataforma de Doação (confira o tópico 13.3.6 sobre opções de doação nas Fichas) ou através da funcionalidade de boletos avulsos no Guará CRM (detalhada no tópico 7.2.4 deste documento)
  3. Régua de recobrança de boletos – régua responsável pelo disparo de novos boletos aos doadores que não realizaram o pagamento de um boleto anterior, disparada pela funcionalidade de recobrança de boletos do menu Financeiro (detalhamento da no tópico 7.2.3 deste documento)
  1. Configuração de uma régua de relacionamento

Para configurar uma régua de relacionamento (criar ou editar), utiliza-se o menu Relacionamento – Réguas.

Neste menu, ao criar uma nova régua ou editar uma régua existente, temos a opção de adicionar mensagens de e-mail e SMS. 

  1. Configuração de e-mail e SMS em uma régua de relacionamento

Para adicionar um e-mail ou SMS a uma régua de relacionamento, os campos de configuração são:

  1. Dias para disparo: informa em quantos dias após o gatilho de recebimento a mensagem será disparada (dia 0 representa o mesmo dia em que o gatilho acontece, o dia 1 representa o dia seguinte, e assim por diante);
  2. Enviar apenas para: permite segmentar quais tipos de cadastro devem receber a mensagem (Leads, Doadores Ativos, Doadores Inativos);
  3. Nome do remetente: nome da organização (aparece para o doador/lead como remetente do SMS ou e-mail)
  4. E-mail do remetente (apenas para e-mail): endereço de e-mail que irá disparar a mensagem (e-mail organizacional); 
  5. Assunto do e-mail/título da mensagem: define o título que irá aparecer ao doador/lead ao receber o e-mail ou SMS;
  6. Conteúdo do e-mail/conteúdo da mensagem: campo para configuração do corpo do texto a ser enviado como e-mail ou SMS. Para e-mail, pode-se configurar o layout com imagens, links, tabelas e outras opções de formatação, bem como utilizar um código HTML para configuração personalizada do conteúdo.

No campo de conteúdo, pode-se utilizar variáveis para personalizar a mensagem com informações do doador/lead que irá recebê-la. Desta forma, cada cadastro recebe uma mensagem diferente, contendo as informações que estão em seu registro no CRM. As variáveis disponíveis para personalização das mensagens são:

  1. #NOME#…………………………………………………………………………………Nome do Doador
  2. #NOME_ORGANIZACAO#………………………………………………..Nome da Organização
  3. #ENDERECO#……………………………………………………………………Endereço do Doador
  4. #EMAIL#…………………………………………………………………………………E-mail do Doador
  5. #P_NOME#…………………………………………………………………Primeiro nome do Doador
  6. #TELEFONE#………………………………………………………………………Telefone do Doador
  7. #VALOR#…………………………………………………………………………………Valor da Doação
  8. #METODO#…………………………………………………………………….Método de Pagamento
  9. #FREQUENCIA#………………………………………………………..Frequência de Pagamento
  10. #CAMPANHA_DOACAO#………………………………………………..Campanha da Doação* 
  11. #URL_BOLETO#…………………………………………..Endereço para download do boleto* 
  12. #LINHA_DIGITAVEL..#…………………………………………………Linha Digitável do Boleto*
  13. #COMPETENCIA#…………………………………………………………Competência do Boleto* 
  14. #DATA_VENCIMENTO#*……………………………………….Data de Vencimento do Boleto

 *(Apenas para pagamentos de boleto do PSP)

Por fim, podemos parametrizar a régua para permitir ou não o reenvio. Ao permitir o reenvio, caso doadores/leads que já receberam a régua em questão entrem novamente em um gatilho de disparo desta mesma régua, eles receberão novamente as mesmas mensagens. 

Desmarcar esse parâmetro é indicado para evitar comunicações automáticas duplicadas indesejadas (como enviar duas vezes ao mesmo doador as mensagens de boas-vindas), e marcar esse parâmetro permite que as réguas que desejamos enviar aos doadores mais de uma vez, se necessário (como uma régua de falha de pagamento), sejam sempre processadas, independente de o doador já ter recebido as mensagens anteriormente.

  1. Gestão de cadastros

O Guará CRM permite adicionar, editar e exportar as informações dos cadastros. Há dois tipos de cadastros: o doador é o cadastro que possui uma doação cadastrada, e o lead é o cadastro que não possui ainda uma doação, tratando-se de um potencial doador. Os cadastros podem ser de Pessoa Física ou Pessoa Jurídica.

  1. Informações nos cadastros de doadores e leads

Os doadores e leads podem ser cadastrados no sistema com diversas informações. Cada doador precisa, obrigatoriamente, possuir ao menos:

  1. O seu nome informado;
  2. Uma doação cadastrada
  3. Um dado de contato (número de telefone ou endereço de e-mail);

Para o cadastro de leads, é necessário apenas informar o nome e um dado de contato, uma vez que se trata de um cadastro que ainda não possui uma doação.

Os campos disponíveis para registro de informações dos doadores são:

  1. Dados pessoais
    1. Pessoa Física/Pessoa Jurídica
    2. Nome
    3. CPF
    4. Nome do Responsável (em caso de pessoa jurídica);
    5. Data de nascimento
    6. Sexo
    7. Escolaridade
    8. Profissão
  2. Dados de contato
    1. E-mail
    2. Telefone Celular
    3. Telefone residencial
    4. Telefone comercial
  3. Campos custom (informações recebidas da Plataforma de doação, detalhados no tópico 13.4.2 deste documento)
  4. Endereço
    1. CEP
    2. Logradouro
    3. Número
    4. Complemento
    5. Bairro
    6. Cidade
    7. Estado
  5. Dados de cobrança
  6. Labels (etiquetas adicionadas para segmentação de cadastros);
  7. Pendências
  8. Observações (informações adicionais sobre seu cadastro).
  1. Históricos no cadastro de doadores e leads (logs)

Ao realizar qualquer alteração no cadastro de um doador ou de um lead, o registro da edição ficará salvo em sua página na aba Histórico de Alterações. Nesta, é possível visualizar todas as alterações realizadas, quando foram feitas e qual foi o usuário responsável pela alteração.

Também há em cada cadastro um Histórico de Campanhas, que mostra quais campanhas o doador/lead foi cadastrado e quando entrou em cada uma delas. O Histórico de Cobrança permite visualizar todas as cobranças geradas para um doador a partir de suas doações. Por fim, o Histórico de Interações mostra todas as interações realizadas com um doador por meio das réguas de relacionamento (e-mail e SMS disparados pelo Guará CRM), além de permitir a adição manual de uma interação realizada com o doador fora do sistema. 

  1. Cadastro de interações manuais

No histórico de interações, pode-se adicionar registros de interações realizadas com o doador ou lead fora do sistema. 

  1. Importação de cadastros via CSV

Para cadastrar uma grande quantidade de doadores ou leads no Guará CRM, pode-se utilizar a funcionalidade de importação de cadastros via CSV.

No menu de Doadores e de Leads, o botão Importação por CSV permite realizar o download de um arquivo modelo a ser preenchido para importação de cadastros em massa. As informações que devem ser adicionadas no sistema ficam separadas em colunas nesta planilha, cada uma representando um dos campos detalhados no tópico 4.1 deste documento. Cada linha deverá ser preenchida com a informação do cadastro a ser adicionado. A imagem abaixo ilustra como funciona o preenchimento da planilha para importação de cadastros:

  1. Segmentação da base (busca e seleção de cadastros)

Para realizar ações com a base de doadores, é fundamental realizar segmentações. Para localizar determinado grupo de doadores no sistema e, com isso, realizar alguma ação massificada com esses cadastros, existe no Guará a funcionalidade intitulada Superfiltro. Na tela de doadores, o superfiltro é acessado através do botão “Mais filtros”, e permite realizar uma segmentação da base de doadores.

Ao clicar nesse botão, a tela irá expandir e mostrar as opções de filtro. Pode-se preencher apenas uma das opções de filtragem, ou selecionar múltiplas opções para afunilar a busca e utilizar quantos filtros forem necessários. O resultado da busca mostrará apenas os doadores que atendem aos requisitos informados no superfiltro. Os parâmetros disponíveis para filtragem nesta funcionalidade são:

  1. Dados pessoais
    1. Nome 
    2. Data de criação do doador
    3. Tipo (Pessoa Física ou Pessoa Jurídica);
    4. Gênero
    5. Idade (intervalo de X à Y)
    6. Profissão
    7. Escolaridade
  2. Contato
    1. Telefone
    2. E-mail
  3. Endereço
    1. CEP
    2. Logradouro
    3. Bairro
    4. Cidade
    5. Estado
  4. Labels
  5. Canal, grupo e campanha
    1. Canal
    2. Grupo
    3. Campanha de origem (localiza apenas doadores que possuem a campanha selecionada como a campanha de origem, ou seja, a primeira em que foram cadastrados);
    4. Pertence à campanha (localiza todos os doadores que pertençam à campanha selecionada);
  6. Doações
    1. Status doações
    2. Data de criação da doação (intervalo de X à Y)
    3. Campo Custom (permite selecionar qual campo custom deseja utilizar para filtragem);
      1. Conteúdo do Campo Custom (permite informar qual a informação preenchida pelo doador no campo custom selecionado para filtragem);
    4. Dados de pag. vigentes em (intervalo de X à Y);
    5. Forma de pagamento;
    6. Banco;
    7. Recorrência;
    8. Valor (intervalo de X à Y);
    9. Data do primeiro pagamento (intervalo de X à Y);
    10. Data do último pagamento (intervalo de X à Y);
    11. Falhas de pagamento (intervalo de X à Y);
    12. Código do beneficiário (apenas para módulo de Apadrinhamento, detalhado no tópico 8 deste documento)
    13. Data de vínculo (apenas para módulo de Apadrinhamento, detalhado no tópico 8 deste documento intervalo de X à Y, seleciona doadores com vínculos do beneficiário à sua doação realizados no intervalo informado);
  7. Pendências
    1. Pendências
    2. Status 
    3. Data de cadastro (intervalo de X à Y)
    4. Data de fechamento (intervalo de X à Y)
  8. Opções de recebimento
    1. Gostaria de receber SMS 
    2. Gostaria de receber correspondência
    3. Gostaria de receber e-mails
    4. Gostaria de receber ligações
  9. Retorno bancário
    1. Carteira bancária
    2. Retorno do banco
  1. Ações em massa

Após realizar uma busca na tela de doadores, através do filtro simples ou do superfiltro, é possível realizar ações em massa com os cadastros encontrados na busca realizada.

Essas ações em massa são:

  1. Exportar para CSV – exporta todos os cadastros encontrados na busca para um arquivo CSV, disponibilizando um relatório da base de doadores;
  2. Exportar para campanha – envia todos os cadastros encontrados na busca para a campanha selecionada no campo;
  3. Aplicar labels – adiciona ou remove a labels selecionada de todos os cadastros encontrados na busca;
  1. Campanha avulsa de boletos

Na seção de ações em massa, o último campo permite criar boletos avulsos para os doadores encontrados na busca. Para isso, é necessário selecionar uma Campanha para enviar os doadores que receberão essa cobrança, qual carteira bancária desejada, a data de vencimento do(s) boleto(s) e valor destes. Com essa funcionalidade, é possível criar boletos de forma avulsa para doadores que desejem realizar um pagamento extra ou  compensar alguma cobrança com falha. O limite de criação de boletos avulsos simultaneamente é de 25.

  1. Relatórios 

O Guará CRM disponibiliza diversos relatórios para acompanhamento da Organização. Esses relatórios são:

  1. Relatório detalhado

O relatório detalhado é um relatório de desempenho de cobrança. Nesse relatório, são mostradas todas as cobranças realizadas em um determinado período, com o detalhamento de todas as informações sobre cada uma. A imagem abaixo ilustra o funcionamento deste relatório na página:

  1. Relatório consolidado

O relatório consolidado também é um relatório de desempenho de cobrança. Nesse relatório, são mostradas todas as cobranças realizadas em um determinado período, agrupadas por competência. Ao selecionar alguma competência, o relatório mostra a quantidade de cada um dos retornos de cobrança e a porcentagem que esse retorno representa do montante total do mês em questão. A imagem abaixo ilustra o funcionamento deste relatório na página:

A principal utilidade do relatório consolidado é o cálculo de efetividade de cobrança do mês, mostrado em porcentagem na última coluna. Esse dado permite analisar de forma rápida o sucesso das cobranças mês a mês, o que facilita a identificação de algum mês atípico e, assim, sugerir uma investigação mais profunda das cobranças desse mês no relatório detalhado.

  1. Relatório de comissões

O relatório de comissões é um relatório vinculado ao Face to Face, um produto de aquisição (com captadores em locais de grande circulação de pessoas) da Trackmob. Esse relatório é utilizado para calcular as comissões dos captadores da organização.

  1. Relatórios customizados

O Guará CRM conta com uma grande variedade de relatórios customizados. Cada relatório propicia uma gama de dados específica, o que facilita e agiliza a obtenção de determinados dados do sistema que precisam ser analisados pela organização. Os relatórios customizados foram criados para atender essas necessidades e reduzir o trabalho manual necessário para manusear e cruzar dados entre os relatórios padrões do sistema.

Os principais relatórios customizados disponíveis no Guará CRM estão detalhados no Anexo 1 deste documento. Novos relatórios customizados devem ser avaliados e orçados separadamente.

  1. Relatório de RFM

Pensando em trazer Inteligência de Informação para as OSCs  foi criado o relatório RFM. Esse relatório contém informações de grande valor para análise dos doadores, e é criado através de um método conhecido da Economia e do Marketing para analisar e classificar o comportamento de clientes chamado RFM, sigla que significa “Recência, Frequência e Monetaridade”

O relatório RFM do Guará aplica esse método à base de doadores e, ao extraí-lo, o sistema realiza uma classificação automática dos doadores. Essa classificação é realizada com base nos critérios citados. A recência indica o quão recente foi a última doação com sucesso de um doador; a frequência aponta quão frequentemente ele contribui; e a monetaridade o classifica de acordo com o valor da sua doação. Quanto maior a recência, a frequência e a monetaridade de um doador, maior será sua classificação no relatório.

Com essas informações, pode-se concluir quais ações são necessárias com a base de doadores. Por exemplo, pode-se realizar uma campanha de retenção com os doadores que estão com risco de interromper sua doação, uma campanha de engajamento com aqueles que estão com classificação intermediária, ou até mesmo uma campanha de agradecimento especial para aqueles que estão com uma classificação alta.

  1. Relatório de Extrato

O relatório de Extrato agrupa em uma tela as informações sobre o fluxo de caixa da organização. Neste relatório, é possível encontrar todas as informações sobre os repasses recebidos pela ONG, ou seja, o detalhamento de todas as transferências recebidas na conta da organização.

O fluxo de repasse é definido junto à Organização, através do parceiro de processamento  de pagamentos da Trackmob. Neste, são cadastradas as informações bancárias da organização e é definido uma frequência de repasse automático, podendo ser diária, semanal ou mensal. Com essa configuração, a Organização receberá todo o valor disponível para saque nas datas programadas, sem a necessidade de realizar qualquer operação manual.

Neste relatório, além de verificar o detalhamento das transferências já realizadas e consultar a previsão das próximas transferências, há também informações sobre o valor total de doações pagas no momento. É demonstrado o total montante dessas doações, nos status ‘Aguardando’ (doações que ainda estão em período de compensação bancária); ‘Disponíveis’ (doações já compensadas, porém ainda não transferidas); e ‘Transferido’ (doações já transferidas à conta bancária da organização). Para entender mais detalhes sobre o fluxo financeiro das doações, confira o tópico 7.2.2 deste documento (Conciliação bancária).

  1. Automações

Além das automações de disparo de comunicações, o Guará CRM conta com automações que podem ser utilizadas para facilitar o gerenciamento da ferramenta e reduzir o trabalho manual. As automações disponíveis no Guará CRM são:

  1. Níveis de doação

Os níveis de doação permitem a classificação automática de doações com base em seus valores, facilitando a segmentação das doações em relatórios e nos cadastros. A criação dos níveis, abrangência de valores e nomenclatura é totalmente livre e fica a critério da Organização. Abaixo, um exemplo de níveis de doação:

  1. Regras de inativação

Uma automação fundamental no Guará CRM são as regras de inativação. Configurá-las tem o objetivo de inativar automaticamente doações que estão há determinado período sem pagamento. Isso é importante para manter uma boa efetividade de cobrança, evitando cobrar doadores que não estão realizando os pagamentos, além de automatizar o envio de comunicações para esses doadores através da pendência de inativação.

Para configurar as regras de inativação, deve-se informar uma quantidade X de tempo sem pagamento para cada frequência de doação. Por exemplo, uma doação mensal pode ser inativada após 3 meses sem pagamento, e uma doação bimestral após 6 meses sem pagamento.

  1. Reajuste anual

O reajuste anual permite informar uma porcentagem de reajuste que deve ser aplicado a doações recorrentes a cada ano que completam ativas. Para aplicar o reajuste anual, há um parâmetro em toda doação que indica se o doador está de acordo.

  1. Financeiro

Para completar a gestão de ponta a ponta de todo o processo de doação, o Guará também possui um módulo financeiro, responsável pela gestão das doações, cobranças e operações bancárias.

  1. Cobrança de Doações e sua Recorrência 
  1. PSP Trackmob

A Trackmob disponibiliza junto ao Guará CRM o processamento de pagamento automático, desenvolvido para atender as especificidades da cobrança de doações de forma inteligente. O PSP realiza cobranças de boleto e cartão de crédito, tanto para doações únicas quanto para recorrentes, e possui a vantagem de ser totalmente integrado ao sistema,  em breve também será oferecida a possibilidade de doações únicas pelo PIX. Desta forma, não é necessária nenhuma operação financeira externa ao sistema. Todas as cobranças são realizadas de forma automática, desde o processamento dos pagamentos, a atualização dos status de cobrança até o repasse dos valores para a organização. Além disso, nossos estudos mostram uma eficácia de até 10% maior que em outros motores  de pagamentos do setor.

Nosso motor de pagamento realiza recobranças dentro do mesmo mês, para as falhas de Soft Bounce de cartão de crédito, tendo maior sucesso de cobranças dos doadores que tiveram falha de primeira cobrança. Para realização das recobrancas são analisados os dados como o melhor dia para cobrança, quantas vezes no mês devemos recobrar, qual melhor horário para o sucesso da transação. 

Para boletos, como descrito no item 7.2.3, a OSC  pode configurar réguas de cobrança automáticas, por exemplo, enviando mensagem quando o boleto está próximo ao vencimento e também após o boleto vencido, já que há possibilidade de pagamento do mesmo em até 60 dias após o seu vencimento.  Essa régua aumenta as chances do pagamento daquela doação. 

  1. Gateway de pagamentos

O Guará CRM também pode ser utilizado como Gateway de pagamentos, intermediando operações financeiras com outros processadores. A gestão de pagamentos de cartão de crédito via Cielo, por exemplo, é automatizada e integrada com Guará CRM.

Também há a possibilidade de realizar a gestão de arquivos de remessa para operações de débito Febraban 150 e boletos nos formatos CNAB 400, CNAB 240. Para esses meios de pagamento, o sistema gera um arquivo remessa com os doadores que devem ser cobrados. A organização pode, então, realizar o download do arquivo de remessa e então o upload no sistema bancário. Quando o banco realiza as cobranças constantes no arquivo de remessa, é gerado um arquivo de retorno. O banco envia esse arquivo à Organização,que deve realizar o upload manual do arquivo no Guará CRM. Este armazena todas as informações de pagamento, tão logo elas são fornecidas pelos bancos. Assim que os doadores entram no sistema, são criados perfis para eles, que são atualizados automaticamente, com isso, é possível ter um histórico contínuo da relação de cada doador com a organização. Isso permite tomar decisões estratégicas, como pedir aumentos na doação ou doações para novas campanhas e novas cobranças. 

Para os boletos, o sistema gera o documento automaticamente e o exibe após a tela de confirmação. Também é possível realizar débito em conta. Para isso, entretanto, é necessário um convênio prévio entre a Organização e os bancos. 

  1. Recorrência 

Além do motor de cobrança inteligente, a Trackmob também realiza a recorrência das doações, tanto do Gateway quanto pelo PSP Trackmob. O coletor de doações seleciona aquelas que devem ser cobradas na competência, gerando todas as novas cobranças de forma automática. O software de recorrência da Trackmob atua junto ao motor de recobranças dentro do mesmo mês, aumentando as chances de sucesso das doações. A OSC pode configurar as melhores regras para inativação de um doador, conforme detalhado no tópico 6.2 deste documento, além de reajustes automáticos nas doações recorrentes, como explicado no item 6.3.     

  1. Segurança 

Todo o processo  é assegurado pela PCI Compliance, com criptografia AES 256 BIT e Tokenização dos dados de pagamento (sistema de cofre), a mesma utilizada pelos sistemas bancários.

  1. Gestão financeira
  1. Agrupamento de cobrança para boletos PSP Trackmob

O PSP Trackmob permite o agrupamento de cobrança de boletos. É uma funcionalidade que permite unificar o valor de todos os boletos em aberto de determinado doador em um único boleto, facilitando a realização do pagamento por parte do doador. 

  1. Conciliação bancária

O Guará CRM realiza a conciliação bancária das doações de forma automática. Isso significa que não há a necessidade de realizar processos manuais para cálculos do fluxo de caixa, uma vez que o relatório de Extrato (detalhado no tópico 5.5 deste documento) já apresenta as informações de forma consolidada. Todas as doações recebidas são classificadas no relatório de Extrato de acordo com sua compensação bancária.

Os pagamentos confirmados via boleto bancário possuem um período de compensação de até 3 dias úteis. Já os pagamentos confirmados via cartão de crédito possuem um período de compensação de 29 dias + dois dias úteis. Enquanto um pagamento está nesse período, ele entra no montante ‘Aguardando’ do relatório de Extrato. Após ser compensado, o valor passa para o montante ‘Disponível’, e na data em que for transferido para a Organização passa ao montante ‘Transferido’.

A tela de extrato calcula o período de compensação de todos os pagamentos e mostra, em cada data de transferência, quais doações compõem o valor transferido. Isso facilita a análise do balanço mensal da organização.

  1. Recobrança de boletos

Na tela ‘Financeiro’ do Guará CRM, há um botão que permite realizar a recobrança de boletos. Com essa funcionalidade, pode-se selecionar todos os boletos em aberto em um determinado período de tempo, informando um mínimo e um máximo de dias em atraso para a seleção. Ao filtrar, todos os doadores com pagamento pendente serão contemplados no resultado, e é possível gerar novos boletos para esses doadores realizarem o pagamento que está atrasado. Quando a recobrança é gerada, os novos boletos são enviados pela régua de recobrança de boletos, citada no tópico 3.2.1 deste documento.

  1. Geração de boletos avulsos

No tópico 4.4.1 deste documento, detalhando as ações em massa, menciona-se a criação de boletos avulsos. É uma ferramenta essencial para a gestão financeira que permite a criação de boletos de forma avulsa para doadores, e pode ser utilizada para realizar recobranças de pagamentos com falha ou solicitações de doações extras.

  1. Módulo de beneficiários (apadrinhamento)

O módulo de beneficiários é uma funcionalidade extra do Guará CRM que pode ser disponibilizada no ambiente do cliente. Ele tem como objetivo permitir o vínculo de doações com beneficiários cadastrados no sistema. Desta forma, pode-se registrar vínculos de apadrinhamento de doadores com os beneficiários cadastrados no sistema, de forma a personalizar a comunicação com o padrinho de acordo com os dados do seu afilhado. Além disso, o vínculo de beneficiários a doações facilita a segmentação dos relatórios financeiros, uma vez que é possível visualizar o valor total em doações destinado a cada beneficiário. Com isso, o módulo permite uma gestão ágil e eficiente dos vínculos, permitindo identificar rapidamente ajustes necessários no processo de apadrinhamento. 

  1. API externa 

O CRM Guará possui uma API para uso em conjunto do Guará com outras aplicações.  É possível fazer quatro tipos de operação:

  1. Exportação de doadores
  2. Importação de doadores
  3. Consulta de doadores
  4. Importação de leads

DataTrack

É a união das melhores práticas do terceiro setor com expertise em tecnologia baseada em dados para entregar insights, redirecionamentos e tomada de decisão com base em dados de forma segura, transparente, controlada e de fácil uso.

Contamos com toda a confiança de atuação em nuvem dos serviços Microsoft Azure, permitindo que nossos clientes realizem operações sem dificuldades e preparem-se para o futuro através da inovação contínua do produto, além de utilizarmos as melhores práticas da Azure Data Factory, para otimização de resultados.

Através do DataTrack o cliente tem acesso ao controle de sua carteira de doadores com indicadores centralizados, transparência, com conhecimento dos indicadores de captação de recursos através de tendências e padrões de dados e por fim uma gestão baseada em dados, tendo tomadas de decisão estratégicas.

  1. Principais indicadores
  1. Doações no mês 

Acompanhe os resultados do mês e compare com o histórico

  1. Volume de doações no mês
  2. Ticket médio
  3. Comportamento intra mês
  4. Comparativo com período anterior

  1. Doações históricas 

Conheça as características e tendências dos seus indicadores:

  1. Evolução Mensal;
  2. Detalhe de meios de pagamento
  3. Detalhe de origem da doação
  4. Detalhe de Recorrência

  1. Doadores novos e inativados

Acompanhe as entradas e saídas de doadores da sua base:

  1. Evolução mensal;
  2. Quantidade de novos doadores
  3. Quantidade de inativações
  4. Delta de doadores na base
  1. Indicadores estratégicos

Conheça sua eficiência de cobrança:

  1. Taxa de eficiência
  2. Detalhe de meio de pagamento
  3. Status de cobrança
  4. Evolução Histórica
  1. Painel de Capacitação

Além disso, conte com um painel de capacitação e direcionamento, com vídeos exclusivos sobre os indicadores e a melhor forma de interpretá-los, feitos por Gerentes de Captação orientados por dados 

Como também dicas de ações de melhoria através dos dados e consultoria dos nossos Gerentes de Captação sempre baseadas nos indicadores mais importantes para o seu momento. 

Plataforma de doação

A Plataforma de doação é o produto da Trackmob destinado à aquisição de doadores na web. Sua principal função é a criação de páginas de doação com formulário onde os doadores podem informar seus dados pessoais e dados de cobrança para realizar sua contribuição. Com isso, os dados são enviados ao Guará CRM, para que o doador passe pelo fluxo automatizado de relacionamento configurado neste sistema. Além da criação de páginas personalizáveis, a Plataforma de Doação também permite a extração de relatórios com informações das ‘Fichas’ (preenchimentos dos formulários) e a visualização das informações de suas campanhas em um Dashboard.

Para disponibilizar as páginas de doação, a Trackmob fornece um subdomínio customizado à organização, constituído por padrão como nomedaong.colabore.org, podendo ser customizado de acordo com a preferência do cliente.

  1. Gestão de usuários

Para acessar a Plataforma de Doação e realizar a configuração das páginas, é necessário cadastrar usuários. Para isso, é criada uma uma chave de acesso com login e senha para cada usuário da Organização que acessa a Plataforma para visualizar as informações ou editar as páginas de doação.

  1. Configuração da Organização

Para utilizar a Plataforma de Doação, será criado um ambiente para a Organização. Neste ambiente, serão cadastrados os dados da OSC, além das configurações para funcionamento do sistema. 

  1. Dados básicos

Os dados básicos da Organização são:

  1. Nome
  2. Nome Fantasia
  3. CNPJ
  4. Telefone
  5. E-mail de contato
  6. URL
  7. Subdomínio
  8. Domínio customizado
  9. Descrição
  10. Aceita Voluntário
  11. Tipos de campanha
  12. ID do app no Facebook
  13. Twitter
  14. Instagram
  15. Favicon
  16. Logo

 O item 8 permite a configuração de um domínio customizado. Trata-se de um  domínio personalizado adquirido pela Organização para utilizar como URL das páginas de doação, ao invés do padrão nomedocliente.colabore.org. Para configurar um domínio customizado, é necessário:

  • Possuir um domínio próprio (ong.org.br, por exemplo);
  • Realizar um direcionamento do DNS para a URL da página colabore;
  • Inserir o endereço desejado no campo de domínio customizado para utilizá-lo como máscara da página de doação
  1. Configurações do CRM

A OSC poderá optar pela configuração de integração com o Guará CRM ou algum CRM externo que possua integração com a Plataforma, havendo também a possibilidade de exportar os registros do sistema via API.

  1. Termos e política 

Como a Plataforma de Doação é utilizada para criar páginas na web, é essencial ter os termos e política da Organização e da Trackmob disponíveis aos usuários que irão acessar as páginas. Na configuração da Organização, há campos para configurar o ‘Conteúdo’ e um ‘Link Externo’ dos Termos de Serviço, Termos de Uso, Método de Pagamento, Política de Privacidade e Política de reembolso e cancelamento.

A política de privacidade das páginas de doação da Trackmob está de acordo com a nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Ao acessar a página de doação, a política de Cookies fica visível em uma barra inferior; o doador receberá comunicações apenas mediante consentimento expresso, e a política de privacidade fica disponível para leitura de qualquer usuário que acessar a página.

  1. Criação de páginas de doação

Para criação de páginas de doação, a Organização pode optar entre dois layouts disponíveis. Abaixo, estão detalhados os componentes de cada um deles, exemplificados com páginas de doação de demonstração da Trackmob.

  1. Página de passo único

Na página de passo único, o formulário e as informações da página são exibidos em uma única tela, e os dados sobre o projeto e/ou detalhes sobre a Organização são exibidos na barra lateral. Neste caso, o doador realiza o preenchimento completo do formulário, finaliza a doação nesta mesma tela e já avança para a página de agradecimento. Exemplo de página de passo único:

Parte superior com cabeçalho, logo da organização, ícones para redes sociais e espaço para banner

Parte central com o formulário de doação e barra lateral

Parte inferior do formulário e rodapé com Logo, conteúdo customizado e Copyright

Página de agradecimento apresentada após confirmação da doação 

As páginas de layout passo único são comumente utilizadas como página de doação institucional/padrão da Organização, por permitir o detalhamento de informações sobre as atividades e projetos da OSC na barra lateral, além de permitir a adição de um vídeo/imagem no espaço de banner acima do formulário. 

Além disso, as páginas de passo único também podem ser utilizadas para ações de crowdfunding, pois possuem a opção de adicionar um campo de meta. Na barra lateral, é adicionada uma barra de meta para a campanha, permitindo que o doador visualize o valor que a Organização precisa arrecadar e qual a porcentagem atingida. A barra de metas é atualizada de acordo com o registro de doações na página, não pela confirmação de pagamento.

  1. Página padrão/múltiplos passos

Na página padrão ou múltiplos passos, o formulário e as informações da página são divididos em duas ou três etapas de preenchimento. Cada etapa solicita o preenchimento de um tipo de informação do doador. Na primeira etapa, os dados pessoais; na segunda etapa, os dados da doação e pagamento; na terceira etapa (opcional), os dados de endereço do doador. Por fim, quando o doador realiza o preenchimento completo do formulário, sua doação é concluída e ele avança à página de agradecimento. Exemplo de página padrão/múltiplos passos:

Página inicial com imagem de fundo, título e descrição da página e formulário de dados pessoais e de contato

Segunda etapa com imagem de fundo, título e descrição da página e formulário de dados de doação e cobrança

As páginas de layout padrão/múltiplos passos são comumente utilizadas como páginas de checkout, cadastro para voluntariado ou campanhas pontuais da Organização, como eventos ou projetos específicos. A realização em múltiplos passos permite um avanço progressivo na comunicação visual e verbal para convencimento do doador através, por exemplo, do storytelling. Como na imagem acima, o nome do doador (informado na primeira etapa de preenchimento) pode ser inserido como uma variável no restante do formulário, o que aumenta a sensação de proximidade com a organização.

Página de agradecimento com imagem de fundo, título e descrição da página e ícones para compartilhamento

  1. Configuração das páginas de doação

Para configuração de uma página de doação, há as seguintes abas:

  1. Dados básicos da campanha

Aba em que devem ser inseridos parâmetros básicos para a campanha, de acordo com a descrição da tabela abaixo:

CampoDescrição
Pessoa JurídicaSelecione se a página de doação é destinada a pessoa jurídica (sim ou não).
NomeNome da campanha (será visualizada na guia do navegador como título da página)
Código URLURL da campanha (será visualizada na barra de endereço)
Tipo da campanhaTipo da campanha selecionado dentre as opções adicionadas no menu ‘Organização’
Custo CPACusto por aquisição (doação)
Ativa?“Sim” para ativar a campanha; “não” mantém a URL da página inativa
Cobrança instantâneaHabilita cobrança instantânea na campanha (detalhada no tópico 13.3.6 deste documento).
Aceitar falhas de cobrança instantâneaIndica que doações com falha de cobrança instantânea devem ser exportadas ao Guará GRM
Bloqueio de IP por tentativas excessivasParâmetro que bloqueia um IP que faça tentativas excessivas de doação na página (sim ou não)
  1. Códigos Javascript

Esta aba permite à organização realizar configurações avançadas e personalização da página de acordo com suas preferências. A utilização de códigos javascript é opcional e utilizada principalmente para: 

  1. Realizar alterações avançadas de layout, como posicionamento de campos ou espaço das seções da página;
  2. Realizar alterações no comportamento dos campos do formulário, como editar a opção pré-selecionada de campos de seleção;
  3. Adicionar tags de sistemas externos para incorporar à página um código de rastreamento, como, por exemplo, o Google Tag Manager. Isso permite uma análise aprofundada do desempenho e do tráfego da página no sistema do Google Analytics
  4. Adicionar códigos de sistemas externos para exportar as informações dos leads, como, por exemplo, o RD Station. Isso permite enviar os leads da página de doação automaticamente para o sistema e inseri-lo em fluxos de e-mail e/ou automação de marketing.
  1. Configuração de exportação ao CRM (integração nativa com o Guará CRM)

Esta aba é destinada à configuração de exportação das Fichas ao Guará CRM. Aqui, é possível personalizar códigos UTM, que funcionam como etiquetas no link da página para rastrear acessos. Desta forma, é possível criar um link diferente para cada meio de divulgação (por exemplo: um link para post no facebook, outro link para inserir no site de uma empresa parceira) e, então, direcionar o doador para campanhas diferentes no CRM de acordo com a origem de seu acesso. A tabela abaixo ilustra os campos para configuração:

CampoDescrição
Código utm_campaignCódigo UTM (“etiqueta” adicionada ao link para rastrear a origem dos doadores).
Campanha no CRM – DoadorSeleciona para qual campanha no Guará CRM os doadores da página serão exportados.
Campanha no CRM – LeadSeleciona para qual campanha no Guará CRM os leads da página serão exportados (cadastros incompletos que não finalizaram a doação)
UTM PadrãoCheckbox para utilizar esta UTM como padrão (caso um doador acesse a página sem nenhuma UTM, será contabilizado nesta marcada como padrão)
  1. Valores de doação pré-definidos (dollar handle)

Na configuração de uma página de doação, pode-se informar valores de doação pré-definidos. Para cada frequência de doação, podem ser cadastrados diferentes valores, como exemplificado nas imagens abaixo:

  1. Configuração de meios de pagamento

Pode-se disponibilizar para a realização de doações os seguintes meios de pagamento:

  1. Boleto Bancário (PSP Trackmob);
  2. Cartão de crédito (PSP Trackmob);
  3. Débito em conta (mediante contratação da Organização com os bancos).

Na configuração do meio de pagamento cartão de crédito, é possível optar por solicitar ou não o CVV, bem como tornar essa informação obrigatória ou não. Para saber como essa configuração é realizada, confira o tópico 13.4 deste documento.

Para saber mais sobre o processamento de pagamentos da Trackmob, confira o tópico 7.1.1 deste documento sobre o PSP Trackmob.

  1. Configuração das opções de doação

Na Plataforma de Doação, é possível personalizar as opções de doação de acordo com frequência, meio de pagamento e pagamento instantâneo. 

  1. Frequência de pagamento: cada opção de doação é definida por uma frequência (única, mensal, bimestral, trimestral, semestral ou anual). Para cada uma dessas frequências, pode-se configurar Dias de doação, para que o doador informe qual dia do mês ele deseja que sua doação seja processada.
  2. Meio de pagamento: opções detalhadas no tópico anterior, 13.3.5;
  3. Pagamento instantâneo: o pagamento instantâneo pode ser habilitado em uma página de doação para que o primeiro pagamento do doador seja processado instantaneamente, no momento em que ele finalizar o preenchimento do formulário. Para cartão de crédito, a cobrança ocorre no mesmo momento, e para boletos, é gerado automaticamente um boleto com vencimento para 7 dias após a data de criação da doação, sendo disponibilizado ao doador em forma de pop-up ou ao clicar em um link na página de agradecimento. Além disso, este boleto também é enviado ao Guará CRM e pode ser disparado pela régua de Instant payment de boletos, detalhada no tópico 3.2.1 deste documento.
  1. Configuração de compartilhamento

Na última aba da edição de uma campanha, são configurados os dados de compartilhamento. Essa configuração tem o objetivo de facilitar e otimizar o processo de compartilhamento da página de doação em redes sociais ou na internet como um todo.

  1. Meta Tags

As Meta Tags são etiquetas que aparecem no momento de visualização do link da página, e serão geradas automaticamente se não forem incluídas manualmente. Elas são compostas de um Título, uma URL, uma Descrição e uma Imagem. Ao personalizar as Meta Tags, o link da página será personalizado quando for incluído em uma mensagem no Whatsapp, ou um post em redes sociais como o Facebook e o Twitter. Um exemplo de um link com Meta Tag personalizada consta na imagem abaixo:

  1. Opções de compartilhamento

Em seguida, é possível selecionar quais redes sociais serão opções de compartilhamento. Na página de passo único, os links para compartilhamento ficam em ícones no cabeçalho. Já em páginas padrão, os ícones são apresentados na página de sucesso, ao final da doação.

Para cada rede social, é possível definir uma mensagem específica que será incluída na mensagem ou post que será criado. A plataforma de doação conta com as seguintes opções de compartilhamento:

  1. Facebook
  2. Twitter
  3. Google Plus
  4. Whatsapp
  5. Youtube
  6. Instagram
  1. Configuração de formulário

Por fim, o formulário das páginas de doação pode ser configurado de acordo com a preferência da Organização. Os campos podem ser alterados em:

  1. Posicionamento: define a ordem que os campos aparecerão no formulário;
  2. Habilitação: define se o campo será solicitado no formulário ou não;
  3. Obrigatoriedade: define se o campo será obrigatório para conclusão do preenchimento ou não.
  1. Campos padrão de formulário

A lista de campos pré-definidos para os formulários da Plataforma de doação é a seguinte:

  1. Dados pessoais:
    1. Nome
    2. Sexo
    3. Data de nascimento
    4. Número de telefone
    5. E-mail
    6. Desejo ser voluntário
  2. Dados da doação:
    1. CPF (obrigatório para boletos)
    2. Formato de doação
    3. Bandeira do cartão (obrigatório para cartão de crédito)
    4. Número do cartão (obrigatório para cartão de crédito)
    5. Validade do cartão (obrigatório para cartão de crédito)
    6. CVV (opcional para cartão de crédito)
    7. Banco (apenas para débito em conta)
    8. Agência (apenas para débito em conta)
    9. Número da Conta (apenas para débito em conta)
    10. Operação (apenas para débito em conta)
    11. Dia da doação
  3. Dados de endereço:
    1. CEP
    2. Rua
    3. Número
    4. Complemento
    5. Bairro
    6. Cidade
    7. Estado
  1. Campos customizados de formulário

A plataforma de doação também permite a criação de campos customizados para adição aos formulários das páginas. Essa funcionalidade permite à organização obter as informações que julgar necessárias dos seus doadores, e pode ser utilizada para personalizar a experiência do doador com base na resposta dada nos campos.

No menu Campos Custom, pode-se criar campos dos seguintes formatos:

  1. “text_field” – Campo de texto com preenchimento livre;
  2. “select_field” – Campo de seleção. Informa-se as opções para que o doador opte por uma delas;
  3.  “checkbox” – Campo de seleção (sim ou não);
  4. “source_channel” – Campo para adicionar canais de origem, com título e código. O doador deverá selecionar como conheceu a organização;
  5. “custom_campaign_select” – O mesmo que o “select_field”, porém permite exportar ao doador para diferentes campanhas no Guará CRM de acordo com o item selecionado no campo. Isso permite uma personalização do fluxo com base na resposta do doador.
  1. Menu de Fichas

Todo preenchimento em uma página de doação se torna um registro no sistema chamado “Ficha”. A Ficha registra todas as respostas dadas pelo doador/lead no formulário que preencheu.

No menu superior “Fichas”, pode-se acessar a lista completa de Fichas da Organização. Nesta página, é possível acessar alguma ficha em específico, caso haja necessidade de conferir ou editar algum dado do doador, além de poder filtrar fichas de acordo com a sua campanha, data de criação e nome do doador/lead. As fichas também são classificadas de acordo com seu status de exportação, que identifica se o procedimento de exportação dos dados ao Guará CRM foi completo com sucesso ou não.

  1. Dashboard

Por fim, a Plataforma de Doação conta com um Dashboard de aquisição. Esse Dashboard permite acompanhar em tempo real os Leads, Doadores e Doações que estão sendo criados nas páginas de doação da Organização. Nele, é possível realizar filtro por período de tempo para analisar rapidamente o desempenho de alguma campanha, além de identificar de forma ágil o status de exportação ao Guará CRM. Desta forma, pode-se ter rapidamente uma impressão sobre o sistema como um todo, permitindo identificar ações necessárias nas páginas de doação.

Abaixo, uma imagem ilustrando o Dashboard da Plataforma de Doação:

Integrações 

Na hipótese de migração de dados para uma outro software colocamos à disposição APIs (acesse aqui)  para conexão com o novo software. Abaixo um breve resumo e demais informações:

Observação: Atualmente a Trackmob possui diversas integrações via API (acesse aqui) sendo assim caso queira o cliente pode conectar seu software a nossas soluções, porém todo o desenvolvimento é de responsabilidade do cliente, caso o cliente precise de um parceiro de tecnologia podemos indicar, porém a Trackmob não tem qualquer conexão/responsabilidade por esta relação que deverá ser tratada a parte;

Alguns riscos que precisam ser gerenciados, em caso de integrações: 

  • Segurança no trânsito de dados
  • Sensibilidade de dados de cartão de crédito
  • Desencontro de fluxos – cobrança e recobrança; ativação e reativação
  • Lógica de recorrência e cobrança que respeitam as particularidades do terceiro setor
  • Padronização da operação com outras unidades / países

Manter a plataforma one-stop-shop da Trackmob, com todo apoio e histórico de relacionamento, e amplo conhecimento dos desafios específicos do terceiro setor é um grande facilitador em transições com tal nível de complexidade. Por isso, o Plano Livre Escolha traz a flexibilidade de incorporar os sistemas mais completos de CRM do mercado, usando as ferramentas Trackmob de integração, com garantia de segurança e continuidade em todos os processos:

  • Estrutura de hospedagem e infraestrutura, com os mais rígidos requisitos de segurança, orquestrando e assegurando que a integração esteja sempre on line e que todos os processamentos estejam ocorrendo de acordo
  • Monitoramento, em tempo real, do correto funcionamento de todas as integrações, realizando os ajustes que se façam necessários.
  • Eventuais melhorias e adequações que garantam conformidade com as normas vigentes (ex LGPD)

ANEXOS

  1. Relatórios Customizados para o cliente
Nome do relatórioDescrição do relatório
MAILING_FULL_COM_ATRICAOLista completa de doações ordenada por nome do doador e ID da doação, com os 12 primeiros pagamentos de cada doação.
Pagamentos por PeríodoBusca todos os pagamentos efetuados no período escolhido.
Pagamentos c/filtro total doado últimos 12 mesesO relatório busca todos os pagamentos dos doadores realizados com sucesso, desde que o doador tenha doado mais de uma quantia X de reais nos últimos 12 meses completos. Ex. Se hoje é dia 28/04/2020 e o parâmetro de valor doado foi R$6.000,00 então o relatório irá exibir todos os pagamentos dos doadores que doaram desde o dia 01/04/2019 mais de R$6.000,00.
LeadsExibe todos os Leads criados dentro do período escolhido.
Extrato Cobrança CieloExtrato de cobrança dos pagamentos da Cielo..
Relatório de InteraçõesRelatório de Interações.
COBRANÇA DetalhadaRelatório de transações completo.
RELATÓRIO ALTERAÇÃO [PORTAL DOADOR]Este relatório lista as alterações efetuadas pelo doador em suas doações através do Portal em determinado período.
Status de envio de boleto por e-mail/SMSO relatório mostra todas as cobranças de boleto PSP com vencimento dentro do intervalo fornecido e mostra todas as mensagens que foram enviadas para cada uma das cobranças. Mostra também a primeira e a última interação do doador com a mensagem e qual foi o último status da interação.
Atualização Renova FácilExibe doações que foram atualizadas pela renovação fácil da Cielo.
Fatura Contabilizada de EMail e SMS por MêsFatura Contabilizada de Email e SMS por Mês.
Listagem Completa de DOAÇÕESListagem de TODAS as DOAÇÕES com informações de contato, pagamento e cobranças.
Dados de Doadores por Período de CriaçãoBusca todos os doadores adicionados no sistema dentro do período escolhido.
Lista de pagamentos para envio de recibo de doaçãoLista o doador e suas doações com pagamento processado no período informado.
DOADORES por campanha
Quantifica os doadores por campanha de origem.
Relatório por campanhaDemonstra a performance de cada campanha ao longo do tempo. 
DOAÇÕES por status em uma dataDado uma data específica, o relatório mostra a quantidade de doação por status até a data específica informada.
QTD DOAÇÕES por FrequênciaLista QTD de DOAÇÕES por frequência em Mês/Ano.
Lista de Canais, Grupos e CampanhasLista de Canais, Grupos e Campanhas cadastrados.
DOADORES Regulares por mês/anoLista QTD de TODOS DOADORES por mês/ano.
DOAÇÕES por Canal/CampanhaLista DOAÇÕES por Canal/Campanha.
Report para Envio de Kits Boas VindasLista de doadores por período.
Relatório Interações LeadsLista de interações de Leads.
Relatório de PausasListagem de doações que estão pausadas.
Relatório de Campos Custom de DoadoresExibe os campos customs preenchidos na Plataforma de Doação online e F2F.
Relatório de previsão de cobrançasO objetivo do relatório é prever quais doações serão cobradas dentro de um período de tempo.
Relatório de ObservaçõesLista as Observações por data de criação da interação.
Relatório de análise de pagantesRelatório de análises de perfil de  doadores  
DOADORES por campanha [histórico]Quantifica doadores por campanha de origem ao longo dos meses.
DOAÇÕES ativas por Carteira/meio de pagamentoQuantifica Doações ATIVAS por carteira/meio de pagamento com total previsto de arrecadação.
DOAÇÕES por Meio de PagamentoQuantifica total de doações por carteira/meio de pagamento.
Previsão diária de DOAÇÕES ATIVAS por CARTEIRALista a previsão diária de cobranças de DOAÇÕES ATIVAS por CARTEIRA
DOAÇÕES por StatusLista DOAÇÕES por seus status: Ativas, Inativas, Pendentes, Canceladas, em Cancelamento e Finalizadas.
DOADORES totais, ativos e inativosQTD DOADORES Ativos e Inativos, sendo considerado DOADOR ativo aquele que possui ao menos uma doação ativa.
ARRECADAÇÃO por Meios de Pagamentos e Mês/AnoLista por Meio de Pagamento e mês/ano o volume financeiro arrecadado.
TOTAL de PAGAMENTOS e 1o Pagamento.Lista QTD TOTAL de PAGAMENTOS e Doadores com 1o Pagamento.
Dados de Cobrança por Período de CriaçãoBusca todos os dados de Cobrança (Doações) registradas no período escolhido.
Pendências de Doador por PeríodoBusca todas as pendências relacionadas a Doadores criadas dentro do período escolhido.
Fatura Detalhada de Envio de E-mailFatura Detalhada de Envio de Email.
Fatura Detalhada de Envio de SMSFatura Detalhada de Envio de SMS.
Utm dos leadsLista o código utm de leads.
Utm dos doadoresLista o código utm dos doadores.
Relatório de Downgrade/Upgrade de DoaçõesEste relatório demonstra as alterações de VALOR de DOAÇÕES.
cliente Relatório de Doadores com Origem na Base FriaInforma o período de ocorrência de 1o. pagamento destes doadores.
Relatório Geral AcumuladoDemonstra alguns números sobre a performance da ong ao longo do tempo
Relatório de Mensagens por statusRelatório de Mensagens (ou Interações) por status.
Doadores totais por mêsQuantidade de doadores na base por mês.
Relatório “PAGOS por campanha”Listagem de pagamentos e os principais dados do doador filtrado por campanha.
Doadores por financeDado o ID de um finance, são listados os doadores pertencentes e este finance.